VAD
Kostnadsställen (i bla Fortnox) / Resultatenheter (i bla Visma) är sorteringsbegrepp som gör det möjligt att följa upp kostnader och intäkter i ekonomisystemet.
Workify stödjer från 2020-11 (KS/RE) vilket gör innebär att intäkterna automatiskt kopplas mot rätt kostnadsställe i bokföringen - utan handpåläggning.
VARFÖR
Att jämföra intäkter och kostnader för fordon eller grupper av fordon är viktigt för den ekonomiska uppföljningen och därmed avgörande för vilka affärsbeslut (prisjusteringar, effektiviseringar, investeringar, avyttringar) ni kommer att ta rörande verksamheten och dess framtid.
HUR
Du kan skapa Kostnadsställen/Resultatenheter (KS/RE) antingen för varje fordon, eller för grupper av fordon eller verksamheter - det beror på hur noggrant ni vill eller behöver följa upp verksamheten.
I bokföringen ska alla kostnader kopplas mot korrekt KS/RE, och genom Workify kopplas alla intäkter också mot rätt KS/RE.
Förberedelser
- Bestäm på vilken nivå du vill följa upp bolaget (grupper av fordon, individuella fordon)
- Skapa KS/RE i bokföringssystemet - se respektive systems manualer
- Skapa motsvarande KS/RE i Workify (Mitt Företag)
- Gå in på respektive Fordon (Mitt Företag) och ange rätt KS/RE genom att välja ur listan
Resultat
- När Fakturaunderlaget skapas i Fakturerings-vyn, ärver samtliga Artiklar i en Order det KS/RE som det Tilldelade Fordonet på Ordern har.
- Fakturan bokas i Ekonomisystemet och då kopplas intäkterna till de KS/RE som artiklarna fick i Workify - dvs intäkterna länkas till Fordonet (eller gruppen av Fordon)
- I Ekonomisystemet kan du sedan ta ut rapporter (Resultat-/Balansrapport) per KS/RE samt (i Fortnox, möjligen även i Visma) för intervall av KS
EXEMPEL
Du äger 4 Kranbilar och 2 Hjullastare. Kranbilarna vill du följa upp per bil, och Hjullastarna vill du följa upp som grupp.
Du skapar Följande Kostnadsställen i Ekonomisystemet resp Workify;
100 Kranbilar
101 Kranbil ABC 123
102 Kranbil ABC 234
103 Kranbil ABC 345
104 Kranbil ABC 456
200 Hjullastare
I Fordonsregistret i Workify kopplar du respektive Kranbil mot ‘sitt’ KS/RE och båda hjullastarna ger du KS/RE 200.
Du skapar en Order i Workify som ska utföras av Kranbil med regnr ABC 123.
Föraren utför jobbet och bokför följande Artiklar;
Artikel Volym Enh
Kranbil 50 tonmeter 5 h
JIB 5 h
Ordern granskas och skickas till Faktureringsmodulen i Fortnox.
Båda artiklarna kommer att automatiskt att kodas med KS: 101, eftersom den bilen var Tilldelad på Ordern.
Under tiden kodas inkommande fakturor (diesel, service, däck, försäkring mm) för kostnader som hör till samma bil också med KS 101 i bokföringen.
I ekonomisystemet kan du sedan ta ut exempelvis en Resultatrapport för ett tidsintervall (månad, kvartal, år) och se hur mycket intäkter (oavsett artikel) samt hur mycket kostnader (oavsett typ) som är kopplade till en bil och därmed dess resultat.
I Fortnox kan du även ta ut en rapport för KS-intervallet 100-104 och se hur gruppen kranbilar presterar.
Anledningen till KS 100 är att vissa kostnader kanske inte går att bryta ner per bil, men tillhör Kranbilar som grupp.
På samma sätt visar en rapport över KS 200 samtliga intäkter och kostnader för dina hjullastare.
Lycka till!